In einer schnelllebigen Welt, in der Technologien und Geschäftsmodelle ständig weiterentwickelt werden, ist es für Unternehmen unerlässlich, flexibel zu sein. Dies bedeutet nicht nur die Anpassung bestehender Prozesse an neue Gegebenheiten, sondern auch die Bereitschaft, kontinuierlich Neues zu lernen und umzusetzen. Ein Wiki kann dabei eine wichtige Rolle spielen. Doch was ist ein Wiki und warum sollte dein Unternehmen eines besitzen?
Ein Wiki ist eine zentrale Wissensdatenbank, in der alle relevanten Informationen für das Unternehmen gesammelt und strukturiert werden. So können beispielsweise Prozesse dokumentiert und übersichtlich abgelegt werden. Auch wenn es im ersten Moment viel Arbeit erscheint, ein Wiki aufzubauen und zu pflegen, lohnt sich die Investition: Denn mit einem Wiki kannst du die Zukunftsfähigkeit deines Unternehmens langfristig sichern.
Wikis bieten eine strukturierte Plattform für das Sammeln und Teilen von Wissen. Sie ermöglichen es Mitarbeitenden, ihr Wissen effektiv zu organisieren und sofort mit anderen zu teilen. Dadurch kann das Wissen im ganzen Unternehmen schneller verteilt werden – ein entscheidender Faktor in Zeiten rasanten Wandels. Wikis tragen außerdem dazu bei, neues Wissen schneller aufzunehmen und umzusetzen. Denn indem Mitarbeitende Informationen selbst erfassen und verfassen, wird das Lernende aktiviert und es entsteht eine nachhaltige Verankerung des neu Erlernten im Gedächtnis.
Auch wenn du Selbstständig bist oder noch alleine in deinem Unternehmen, solltest du ein Wiki nutzen. Du reflektierst deine Prozesse besser, wenn du sie auch verschriftlichst. Dir fallen früher Wege auf, die es dir leichter machen. Und wenn du an den Punkt kommst, an dem du delegieren möchtest, vereinfacht ein vorhandenes Wiki die Übergabe von Aufgaben erheblich.
Ein digitales Nachschlagewerk, in dem Informationen zu einem bestimmten Thema zentral gesammelt und für alle Beteiligten transparent verfügbar sind, hilft deinen Mitarbeitenden. Die Inhalte werden von dir und deinem Team selbst erstellt und gepflegt, wodurch Wissen zu deinem Unternehmen jederzeit abgerufen werden kann. Das gibt Sicherheit beim Onboarding neuer Menschen und verstärkt die Wandlungsfähigkeit deines Unternehmens.
Ein weiterer großer Vorteil ist die Kostensenkung: Durch die gemeinschaftliche Pflege des Wikis wird die Suche nach relevanten Informationen innerhalb des Unternehmens vereinfacht, was wiederum zu Zeit- und Kostenersparnissen führt – und das freut deine Kund:innen.
Zuerst überleg dir, welche Art von Wiki du erstellen möchtest. Es gibt unterschiedliche Arten von Wikis, zum Beispiel ein Unternehmens-Wiki, ein Produkt-Wiki oder ein Wissens-Wiki. Je nachdem, welchen Zweck das Wiki haben soll, sollte man sich für ein entsprechendes Tool entscheiden. Wir selbst nutzen OneNote und sind damit sehr zufrieden.
Vor dem Erstellen des Wikis überleg dir, welche Inhalte in das Wiki aufgenommen werden sollen. Versuch, die Inhalte so strukturiert wie möglich zu gestalten, damit das Wiki später gut durchsuchbar ist.
Wenn das Wiki erstellt wurde, ist es wichtig, dass du regelmäßig neue Inhalte hinzufügst und aktualisierst. Andernfalls besteht die Gefahr, dass das Wiki irgendwann veraltet ist und nicht mehr genutzt wird.
Lege einen Rahmen fest, wie das Wiki gestaltet werden soll. Screenshots zu jedem Klick? In Stichworten oder als Fließtext? Erklärvideos? Achte darauf, dass du Gestaltungsfreiheit lässt. Eine Anleitung für die vorbereitende Buchhaltung braucht andere Elemente als die zur Erstellung von Instagram-Posts.
Um das Wiki erfolgreich zu nutzen, ist es wichtig, dass man die Mitglieder des Unternehmens oder der Organisation regelmäßig daran erinnert, die Inhalte des Wikis zu nutzen und bei Bedarf zu aktualisieren. Dazu kann man beispielsweise E-Mail-Newsletter oder intranetbasierte Nachrichten verwenden.
Last but not least ist es wichtig, dass man das Wiki regelmäßig überprüft und aktualisiert. So stellt man sicher, dass alle Inhalte aktuell sind und das Wiki weiterhin genutzt wird.