In meinem Instagram-Q&A wurde eine Frage gestellt, die mich sofort berührt hat: „Wie schaffe ich es, dass sich meine Termine nicht immer so ballen und ich dann wieder komplette Leerlaufphasen habe?“
Diese Frage stellen sich unglaublich viele Selbstständige, Unternehmer:innen und Menschen, die viel in ihrem Leben bewegen wollen.
Und sie ist wichtig, weil sie auf etwas viel Tieferes zeigt:
👉 Wir denken oft, unser Terminchaos sei ein persönliches Versagen.
In diesem Artikel bekommst du:
ehrliche Einblicke in meinen Alltag
klare Zeitminimalismus-Prinzipien
sofort anwendbare Strukturen
und eine neue Sicht auf Termine, Leere, Stress und Energie.
Viele Menschen kennen nur zwei Kalender-Zustände:
viel zu voll – man weiß nicht mehr, wo oben und unten ist
leer und unheimlich – und man fragt sich: „Bin ich überhaupt gefragt?“
Beides fühlt sich nicht gut an. Und beide Zustände sind ein Zeichen dafür, dass der Kalender nicht designt wurde, sondern einfach nur „passiert“. Gerade Selbstständige und Unternehmer:innen landen schnell in dieser Logik:
Kund:innen melden sich plötzlich gleichzeitig
externe Deadlines entstehen „von außen“
man will nichts verpassen
man will auch niemanden enttäuschen
man arbeitet reaktiv statt rhythmisch
Und so entsteht ein Kalender, der wie ein Pingpong-Ball im Wind ist. Aber das lässt sich ändern.
Viele starten in neue Projekte oder in die Selbstständigkeit mit dem Gedanken: „Jetzt muss ich erstmal richtig ranklotzen. Jetzt liefere ich. Ernten kann ich später.“ Das klingt vernünftig, ist aber falsch.
Business kennt keine Jahreszeiten.
Es gibt keinen „Winter, in dem man sich ausruht“ oder „Herbst, in dem man erntet“. Es gibt nur deinen Alltag. Deine Energie. Deinen Rhythmus. Ich habe früher genauso gedacht. Ich habe Termine akzeptiert, Aufgaben angenommen, Ja gesagt. Weil ich dachte, das müsse so sein und gehört eben dazu. ➡️ „Schaffst du noch, schaffst du noch, schaffst du noch.“
Erst später habe ich verstanden: Je besser ich meine Energie schütze, desto erfolgreicher werde ich und zwar in weniger Zeit. Nicht härter. Nicht mehr. Sondern klarer.
Viele Menschen planen so: „Oh, da ist noch eine Lücke, dann mache ich da den Termin.“ Das Problem ist Lücken bedeuten nicht, dass dort Platz ist. Ein Tag besteht nicht nur aus Terminen. Er besteht aus Vorbereitung, Nachbereitung, Entscheidungen, Abarbeiten, Denken, Erholung, Unerwartetem.
Wenn du diese Arbeit nicht einplanst, platzen deine Wochen, du fühlst dich fremdgesteuert und wunderst dich über Ballungen, die du eigentlich selbst verursacht hast (zumindest zulässt 😉).
Ich habe für mich festgelegt: Termine dürfen höchstens 60 % meiner Arbeitszeit einnehmen. Der Rest ist für echte Arbeit. Für Tiefe. Für Kreativität. Für Atmen. Diese Regel hat mein Leben verändert. Du musst nicht 60% übernehmen, aber überlege dir gut, wie viel Raum du was gibst.
Viele Menschen nutzen Puffer wie ein Ausweichmanöver:
Termine länger machen
Blöcke „für den Fall der Fälle“
künstlich Zeit strecken
Das ist gefährlich. Denn ein Puffer ist nicht dazu da, damit du länger arbeitest. Ein Puffer ist dazu da, dass das Leben passieren kann.
Für mich sind das vor allem:
mindestens ein Tag vor jedem Urlaub
mindestens ein Tag nach jedem Urlaub
frühere Deadlines als alle anderen
Warum? Weil das Leben immer Überraschungen parat hat. Ein Beispiel aus meinem Alltag: Wir hatten zwei Arzttermine mit Kind 2 und dachten, die restlichen drei Tage der Woche würden wir locker schaffen. Tja, dann war der Kindergarten wegen Notbetreuung geschlossen. Ein klassisches Leben-1, Planung-0.
Aber weil ich frühere Deadlines setze, ist nichts eskaliert. Kein Chaos. Keine verpassten Aufträge. Ich war vorbereitet.
Viele verbinden ihre Identität mit ihrem Kalender:
voller Kalender = wichtig
voller Kalender = wertvoll
voller Kalender = erfolgreich
Das ist gefährlich. Ein voller Kalender ist kein Zeichen von Bedeutung. Ein voller Kalender ist oft nur ein Zeichen von mangelnder Struktur. Viele tragen ihre unsichtbare Arbeit nicht ein: Strategie, Entscheidungen, Nachdenken, kreative Prozesse, Pausen, Familie. Und dann sieht der Kalender „leer“ aus und macht Angst. Dabei ist ein leerer Kalender oft ein Zeichen von Klarheit, Fokus, professionellem Lebensdesign und echten Prioritäten.
Hier bin ich selbst ein Paradebeispiel. Ich stehe im Winter um 4 auf, im Sommer um 5 (ich ignoriere die Zeitumstellung komplett). Mein Körper arbeitet nach seiner eigenen Uhr.
Früher Morgen: 2 Stunden tiefste Fokusarbeit
Vormittag: sehr produktiv
Nachmittags: kaum Denkkraft
Abends: manchmal noch ein kleines „Peak“
Und weißt du was? Ich bin so viel ausgeglichener, gesünder und kreativer, seit ich das respektiere.
Du musst einfach nur deinem eigenen Rhythmus folgen, so gut es geht. Und ja: Mit Kindern, Pflege, Krankheit, Job – nicht immer realistisch. Aber selbst kleine Schritte in Richtung „biologische Uhr“ verändern viel.
Termine ballen sich nicht nur wegen schlechtem Zeitmanagement. Sondern auch, weil Menschen falsche Entscheidungen treffen:
Ja sagen, obwohl sie Nein meinen
niemanden enttäuschen wollen
Angst haben, als unprofessionell zu gelten
zeigen wollen, dass sie „können“
Ich sage es ganz direkt: 👉 Wenn du zögerst, sag Nein. Ein Nein heute spart dir zehn Probleme morgen. Ein ehrliches Nein ist immer wertvoller als ein schlechtes Ja. Und das gilt für alle Lebensbereiche:
Meetings
Kundenanfragen
Kooperationen
Geburtstage von Tante Erna
einfach alles, was Energie frisst und nichts bringt
Ein guter Kalender ist kein Puzzle, das man lückenlos füllt. Ein guter Kalender zeigt dein Leben und deine Werte: deine Familie, deine Hobbys, deine Gesundheit, deinen Rhythmus, deine Prioritäten.
Viele Menschen bereuen am Lebensende eines: Nicht genug Zeit mit ihren Herzensmenschen verbracht zu haben. Aber kaum jemand bereut es, zu wenige Überstunden gemacht zu haben. Warte nicht, bis dein Leben dich zwingt, Umdenken zu lernen. Lebe es jetzt.
Ich schaue jeden Freitag meinen Kalender durch:
Was streiche ich?
Was fehlt?
Was war zu viel?
Was kann ich besser machen?
Dieser kleine Blick verändert ganze Wochen und langfristig mein ganzes Leben.
Du kannst Puffer haben, nach deiner biologischen Uhr leben, die 60-%-Regel einhalten, klare Neins setzen, deinen Kalender designen, Ablenkungsfreie-Zeiten einbauen, Wochen reviewen und trotzdem wird es Phasen geben, in denen alles gleichzeitig kommt.Das ist kein Fehler. Das ist Leben.
Kinder werden krank. Das Finanzamt will etwas. Kund:innen haben Notfälle. Betreuung fällt aus. Technik bricht zusammen. Emotionen brechen auf. Das lässt sich nicht verhindern. Aber:
👉 Du kannst verhindern, dass es dein System dauerhaft kollabieren lässt.
👉 Du kannst verhindern, dass deine Wochen ständig explodieren.
👉 Du kannst dafür sorgen, dass du in solchen Phasen stabil bleibst.
Der Unterschied ist: Kann ich damit umgehen oder haut es mich komplett aus den Socken? Und dafür brauchst du etwas anderes als Produktivität: 👉 Einen immer vollen Akku. Wir brauchen nicht den Stress, um uns zu erholen. Wir müssen uns erholen, um den Stress zu schaffen.
Wie viel Prozent deiner Zeit sind Termine?
Mein Ziel: max. 60 %.
Arbeitszeit + Familienzeit + Erholung bewusst einplanen.
Lege feste Tage oder Zeiten fest, an denen Termine überhaupt möglich sind. Der Rest bleibt frei.
Wenn du zögerst → Nein.
Wenn du dich rechtfertigst → Nein.
Wenn du eigentlich keine Lust hast → Nein.
10 Minuten. Was war gut? Was war zu viel? Was streichst du nächste Woche?
Das Leben wird immer wieder Überraschungen für dich haben. Aber du musst nicht warten, bis Stress entsteht, um zur Ruhe zu kommen. Du kannst IMMER in einem ausgeglichenen Zustand bleiben. Und genau dann schaffst du auch die Wochen, in denen alles gleichzeitig passiert.
Weniger müssen. Mehr leben. Das ist kein Traum, das ist eine Entscheidung. Wenn du herausfinden willst, wie du deine Zeit so gestaltest, dass sie zu deinem Leben passt, statt dich dagegen aufzulehnen: Ich bin da. Und ich helfe dir gerne, deinen eigenen Rhythmus zu finden.