Outsourcing in der Selbstständigkeit

Outsourcing in der Selbstständigkeit kann eine Möglichkeit sein, deinen Erfolg zu skalieren. Welche Vor- und Nachteile Outsourcing hat und wie du den für dich richtigen Weg findest, kannst du hier lesen.  

Das Problem ist: Wie soll man da den Überblick behalten? Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, Versprechen und Angeboten. Dienstleistungen und Produkte werden mal mehr und mal weniger aggressiv verkauft. Die genauen Inhalte sind oft unklar. Vorab schon 3 Tipps von mir: 

• Lass dich niemals hetzen bei der Entscheidung, bewahre immer die Ruhe! 
• Nutze die individuelle Stundenabrechnung anstelle von Paketpreisen! 

• Sprich die Inhalte so klar wie nötig und gleichzeitig so flexibel wie möglich ab! 

Doch fangen wir vorne an: 

1. WAS IST OUTSOURCING? 

Wenn du zusätzliche Ressourcen, Kompetenzen oder Fähigkeiten brauchst, kannst du diese durch externe Kräfte erweitern. Du kannst nicht selbst eine Website programmieren? Such dir einen Profi. Der Jahresabschluss ist dir zu kompliziert? Übergib ihn an den Steuerberater. 

Nach und nach baust du dir als Unternehmer:in ein Netzwerk aus Fachkräften auf, dass du für spezielle Aufgaben oder Projekte einbindest. Der Vorteil gegenüber festangestellt Mitarbeitenden sind der Aufwand und die Kosten. Mit Outsourcing in der Selbstständigkeit kannst du dir Spezialwissen einkaufen, ohne dauerhaft einen sehr erfahrenen Mitarbeitenden zu zahlen. Du kannst auch Aufgaben auslagern, die andere kostengünstiger erledigen, weil sie bestimmte Erfahrung oder Ausstattung bereits vorhalten. 

2. Vorteile und Risiken von Outsourcing in der Selbstständigkeit 

Du gewinnst mit dem Auslagern Fokus für deine Arbeit und deine Kernfunktion als Unternehmer:in. Alles andere kannst du bei Bedarf delegieren und auslagern. Mit Outsourcing in der Selbstständigkeit steigerst du deine Effizienz und Produktivität und wirst wettbewerbsfähiger. 

Das Einsparen von Zeit und Ressourcen senkt deine Kostenstruktur idealerweise (das hängt ein bisschen von deinem Verhandlungsgeschick ab 😉) und macht dich flexibler. Du kannst so schneller auf den Markt und seine Veränderungen reagieren. Konkurrenzunternehmen mit einem festen Team sind weniger schnell anpassungsfähig. 

Viele haben Angst davor, dass Wissen aus dem Unternehmen fließt. Davor schützen dich entsprechende Vereinbarungen zur Geheimhaltung und Verschwiegenheit. Aber natürlich sammeln die Externen bei dir Erfahrungen, die sie in anderen Projekten auch einsetzen können. Genau das macht sie zu Spezialist:innen: Vor deinem Auftrag haben sie in vielen anderen Aufträgen Erfahrungen und Wissen gesammelt, was jetzt dir zugutekommt. 

Früher war es üblich, dass man von der Ausbildung bis zur Rente nur wenige verschiedene Unternehmen durchlaufen ist. Wer alle 2-3 Jahre wechselte, wurde misstrauisch beäugt. Heute ist das Gegenteil der Fall. Wer verschiedenste Erfahrungen gesammelt hat, gilt als agil, flexibel und wertschöpfender als ein beruflicher „Stubenhocker“. 

Der Schlüssel zum Erfolg liegt unserer Erfahrung nach in der Auswahl einer angemessen professionellen und zuverlässigen Dienstleistung, die deine Anforderungen erfüllt und einen entsprechenden Mehrwert bietet. Dann kannst du Outsourcing als mächtiges Werkzeug nutzen, um deine Erfolgschancen zu steigern. 

3. Kosteneffizienz von Outsourcing in der Selbstständigkeit

Outsourcing für Selbstständige ist eine Möglichkeit, um deine Kostenstruktur zu optimieren. Gerade wenn du Einzelkämpfer:in bist oder noch eine kleinere Unternehmensgröße hast, kannst du durch Outsourcing deine Produktivität steigern, ohne hohe Fixkosten durch Mitarbeiter:innen zu generieren. Damit du die Kosten von Festangestellten und Externen vergleichen kannst, haben wir hier eine Beispielrechnung eröffnet. So kannst du – gerne mit deinen eigenen Zahlen – berechnen, was eine Assistenz der Geschäftsführung in Festanstellung kosten wird. Danach kannst du abwägen, ob sich die entsprechende Dienstleistung von extern lohnt oder nicht. 

Personalkosten für interne Kräfte: 

Grundsätzlich kannst du mit dem Faktor 1,63 vom Bruttogehalt ausrechnen, wie hoch deine Personalkosten sind. Verdient also deine Assistenzkraft ein durchschnittliches Gehalt von 5.000 € brutto, liegen deine Kosten monatlich bei rund 8.161 €. Hier findest du meine Rechnung dazu. Ich habe mich an Durchschnittswerten orientiert. Du kannst die Tabelle für dich übertragen und deine tatsächlichen Zahlen eingeben, um ideale Vergleichswerte zu erhalten: 

Das Bruttogehalt von 5.000 € ist ein Durchschnittswert für eine Assistenzkraft mit 2-3 Jahren Erfahrung. Das tatsächliche Gehalt kann je nach Branche, Ort und weiteren Faktoren differieren. 

Das Urlaubs- und Weihnachtsgeld nehme ich mit 50% des Bruttolohns an, sodass jährlich weitere 5.000 € anfallen. Auf den Monat umgerechnet fallen hier also 416,66 € an. Sonderzahlungen wie Boni, Prämien, Provisionen, Tantiemen und Sonstige schlagen mit 450 € zu Buche. 

Rechne die bis hier gezahlten Leistungen zusammen. 23% davon kannst du für die Lohnnebenkosten für die Sozialversicherung annehmen. Bei unserer Beispielrechnung betragen diese 1.349,33 € monatlich. 

Darüber hinaus gibt es Kosten, für die keine Lohnnebenkosten gezahlt werden: 

Weiterbildungskosten machen monatlich 200 € aus. Freiwillige Zuschüsse für z.B. Kinderbetreuungskosten, kostenfreie Getränke und Obstkisten, Gesundheitsleistungen und steuerfreie Sachbezüge betragen jeweils 50 € pro Monat. 

Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge kosten 25 € monatlich, vermögenswirksame Leistungen 40 €. Geburtstage, individuelle Anlässe und Betriebsfeiern machen jährlich runde 360 € aus, monatlich also 30 € pro Person. 

Fehlen nur noch das Büro und die Ausstattung mit Schreibtisch und Stuhl, Laptop, Bildschirm, anteilige Miete … bis zum Notizblock. Auch hier sind die Unterschiede sehr individuell. Mit 450 € monatlich hast du ein gutes Mittelmaß. 

Summa sumarum kommst du auf monatliche Kosten von 8.161 € für eine Assistenz der Geschäftsführung. Das entspricht 163,22 % des Bruttogehalts von 5.000 €. 

Wie viel Leistung bekomme ich dafür? 

Wenn ein Mensch eine vierzig-Stunden-Woche hat, fallen monatlich 174 Stunden an. Du musst die 40 Wochenstunden mit 4,35 multiplizieren. Nur der Februar hat 4 Wochen, alle anderen Monate 30 oder 31 Tage. Der Durchschnitt beträgt also 4,35 Wochen und ist damit der richtige Faktor zur Berechnung der monatlichen Stunden. Es ist klar, dass diese 174 Stunden nicht zu 100% produktiv am Schreibtisch verbracht werden. Aber wie viel % der Arbeitsleistung ist denn wirklich anzunehmen? 

30 Urlaubstage sind anteilig 2,5 Arbeitstage, also 20 Stunden monatlich. Die Krankheitstage liegen 2022 in Deutschland bei durchschnittlich 5,62 %¹. Das entspricht 9,7788 Stunden. Mit einem Tag Weiterbildung entfallen weitere 8 Stunden. 

Betriebsfeiern, der Smalltalk im Flur, überflüssige Meetings, Betriebsfeiern und einfach mal kurz gedankenverloren aus dem Fenster schauen gehören auch zum Arbeitsleben. Außer den überflüssigen Meetings ist auch sicher alles ein wichtiger und sinnvoller Bestandteil (#ichbindochkeineMaschine). Nichtsdestotrotz machen diese „Auszeiten“ ganze 30% der Arbeitszeit aus. Damit bleiben von den 174 verfügbaren Stunden im Monat nur knappe 96 Stunden übrig, die produktiv auf die eigentlichen Aufgaben verwendet werden. Nur 55% der Arbeitszeit dienen der zielgerichteten Erledigung der Arbeit. 

Wenn du jetzt die Berechnung der Personalkosten von 8.161 € auf die produktive Arbeitszeit von 96 Stunden monatlich umrechnest, kommst du auf einen Stundensatz von 84,80 € für eine interne Kraft. Wir sind günstiger 😉 

Wie viel bist du bereit für eine Dienstleistung zu zahlen? Die Erfahrung, das Spezialwissen und die Flexibilität müssen auf deine individuellen Anforderungen passen. Wenn du sehr einfache Tasks nach einem bestimmten Schema erledigt haben willst, kannst du auf eine Person ohne große Referenzen zurückgreifen, die gerne „Dienst nach Vorschrift“ macht. Willst du jedoch wirklich und in jeder Hinsicht profitieren, dann lohnt es sich mehr zu investieren. 

4. FLEXIBILITÄT UND SKALIERBARKEIT VON OUTSOURCING 

Flexibilität und Skalierbarkeit sind wichtige Faktoren für deine Selbstständigkeit oder dein Unternehmen. Durch die Möglichkeit, Aufgaben an externe Dienstleister:innen zu delegieren, behältst du die Kontrolle über deine Projekte, kannst aber gleichzeitig Kosten und Ressourcen einsparen. Um das optimal zu nutzen empfehle ich – bis auf wenige Ausnahmen – keine Paketpreise für Dienstleistungen zu nutzen. Und wenn du doch Paketpreise nutzt, dann leg den Inhalt und die KPI entsprechend fest. Sonst kann Outsourcing in der Selbstständigkeit auch zur Kostenfalle werden.

Wir bieten von Beginn an ausschließlich die Abrechnung nach erbrachter Leistung an. Noch nie hatten wir eine Mindestabnahme oder fixe Wochenbudgets. Unsere Überzeugung ist, dass du am meisten von unserer Leistung profitierst, wenn wir maximal flexibel sind. 

Unsere Angebote weisen immer den Stundensatz aus. Die tatsächlichen Aufgaben und deren zeitlicher Umfang hängen aber von unserer individuellen Absprache ab. Es gibt Aufträge, bei denen wir ein großes Projekt begleiten und über Monate bis zu 15 Stunden pro Woche leisten. Sobald der „Knoten“ geplatzt ist, werden wir nur noch für 5 Stunden im Monat gebraucht. Und genau so rechnen wir ab. Du hast unser Angebot unterschrieben und uns die erste Aufgabe gegeben. Nach kurzer Zeit merkst du, dass es mit uns doch nicht passt wie erwartet? Dann ruf uns ein kurzes Stopp zu und es kommen keine weiteren Kosten auf dich zu. 

5. FAZIT 

Deine Erfolgschancen als Unternehmer:in hängen in hohem Maße davon ab, effizient zu managen. Das beginnt bei deiner Selbstführung. Dazu gehört ein gesundes Maß an Fokus und delegierten Aufgaben. Outsourcing in der Selbstständigkeit sollte unbedingt Thema für dich sein.

Wir selbst nutzen Outsourcing auch und kennen daher beide Perspektiven. Auftragnehmerin und Auftraggeberin. Der Wunsch ist für uns auf beiden Seiten gleich: Eine wertschöpfende Zusammenarbeit, an der wir beide wachsen. 

Buchtipp zum Thema: Inside Outsourcing (das ist Werbung)