Dein System muss nicht perfekt sein. Es muss halten.

Neulich hat mich jemand gefragt: Wie schaffe ich das alles? Job, Kinder, Haushalt, und eigentlich will ich noch so viel mehr. Eine Idee war eine Reinigungskraft. Aber was kann man da wirklich an Entlastung erwarten? Das meiste ist doch die Wäsche, und da weiß ja niemand, wo die hingehört.

Meine Antwort: Jede Hilfe entlastet dich genau so gut wie das System, in das sie kommt. Das gilt für die Reinigungskraft genauso wie für deinen Partner, deine Kinder oder dich selbst an einem vollen Tag.

Ich musste das bei uns auch erst nach und nach austesten. Aber inzwischen läuft das richtig gut. Kurz zusammengefasst, wie unser Haushalt organisiert ist:

• Jeden Tag fährt ein Saug-Wisch-Roboter durch. Dafür ist abends einmal aufgeräumt, die Kinder räumen ihre Spielecke selbst auf.
• Alle räumen nach dem Essen ihren Teller und ihre Tasse selbst in den Geschirrspüler. Das können Kinder schon mit zwei Jahren, und vor allem müssen sie es ja sowieso irgendwann lernen.
• Alles hat seinen festen Platz, und wir haben nicht so viel Krimskrams rumstehen.
• Eingekauft wird einmal die Woche digital, geplant mit der KI.
• Und wir haben eine Reinigungskraft. Wenn sie kommt, ist die Wäsche fertig gewaschen, sie hängt auf und legt beim nächsten Mal zusammen, wir räumen nur noch die fertigen Stapel weg. Sie macht das, was für mich umständlich und schwer ist, und schnippelt zum Beispiel auch mal Gemüse, damit ich schneller frisch kochen kann. Am Anfang musste ich mich da auch erst dran gewöhnen und austesten, was sie gut macht und was ich am Ende doch lieber selbst mache.

So weit, so gut. Und dann kam die Antwort, die ich ehrlich gesagt ganz oft höre:

„Schön, aber bei uns kommt ständig was dazwischen.”

Das System klingt super. Aber bei uns kommt halt ständig was dazwischen. Die Nachbarin braucht Hilfe, die Schwiegereltern stehen spontan vor der Tür, ein Kind wird krank. Manchmal ist es schlecht geplant, ohne Puffer. Manchmal fehlt die Kommunikation. Und dann artet es in Stress aus, und es knirscht.

Ich verstehe das total, und ich glaube, genau da liegt der Punkt. Es kommt nicht darauf an, alles sofort perfekt hinzukriegen. Es kommt darauf an, dass man erstmal an einem Strang zieht.

Warum fängt alles damit an, an einem Strang zu ziehen?

Weil das beste System nichts bringt, wenn nicht allen klar ist, was die Regeln sind. Ob privat in der Familie oder im Unternehmen. Wenn einer konsequent ist und der andere nicht, dann steht ihr am Ende beide abends noch bis spät im Wohnzimmer und räumt auf. Und keiner ist zufrieden.

Also legt euch vorher die Regeln fest. Und zwar inklusive dem, was passiert, wenn’s nicht klappt. Ein Beispiel: Die Kinder sollen bis um sieben das Wohnzimmer aufgeräumt haben. Und wenn sie das nicht tun, was passiert dann? Kommen sie trotzdem ins Bett? Müssen sie erst noch aufräumen und dürfen halt später ins Bett? Kommen die Sachen, die dann noch rumliegen, für eine Woche in eine Kiste? Oder muss der Elternteil, der verpeilt hat, die Kinder rechtzeitig zum Aufräumen aufzufordern, das dann selber machen?

Was ihr davon wählt, ist eure Sache. Wichtig ist nur, dass ihr es vorher gemeinsam festlegt. Dann muss das nicht jeden Abend neu diskutiert werden. Genauso im Unternehmen. Wenn ein Mitarbeiter was erledigen soll und schafft es nicht zum Termin, wie gehen wir damit um? Was sind unsere Regeln? Oder mit einem Dienstleister beim Outsourcen: Wie schaffen wir es, dass die Sachen pünktlich da sind, ordentlich übergeben und auch wirklich erledigt werden? Das muss vorher klar sein, nicht erst, wenn’s brennt.

Warum bringen dich gerade die spontanen Dinge so durcheinander?

Weil sie nicht eingeplant sind. Gerade die Dinge, die man spontan annimmt, sind ja oft die, die einem den ganzen Tag durcheinanderbringen. Und da kann man üben, Nein zu sagen. Ganz ohne schlechtes Gewissen, sondern einfach, weil man gut priorisiert.

Wenn jemand spontan auf einen Kaffee vorbeikommen will, dann kann ich das machen, wenn es passt. Ich kann aber genauso gut sagen: „Pass mal auf, das klappt jetzt leider nicht bei mir, ich hab gerade was vor. Wie sieht’s denn nächste Woche Dienstag um drei aus?” Man kann das abmachen. In Skandinavien ist es übrigens viel üblicher, dass man nicht einfach unangemeldet irgendwo vor der Tür steht.

Für mich selbst ist das eine ganz klare Regel, auch bei Freunden. Wenn jemand sich mit mir treffen möchte, dann ist das ein Termin. Dann habe ich Zeit, dann habe ich die Ruhe und die Muße dafür. Und genauso ist das mit Online-Meetings. Wenn ich mit jemandem spreche, dann ist das geplant, ich habe mich vorbereitet, und dann kann ich mich auch wirklich auf das Gespräch einlassen.

Das ist nicht unfreundlich. Das ist eigentlich das Gegenteil. Wer einen Termin mit mir hat, bekommt mich ganz.

Wo fängst du an, wenn gerade gar nichts läuft?

Mit kleinen Schritten. Sucht euch eine Sache, schafft eine gemeinsame Basis, einen ersten gemeinsamen Schritt. Und dann habt ihr diesen Erfolg. Daraus ergibt sich das nach und nach. Ihr werdet immer besser, ihr erkämpft euch immer mehr Freiheit. Und irgendwann habt ihr eine Basis, die euch komplett trägt. Es muss nicht alles auf einmal sein. Wirklich nicht.

Was bringt dir das, wenn es dann doch mal kracht?

Genau dafür baust du das ja. Ein System muss nicht perfekt sein. Es muss halten, wenn’s kracht.

Ich hatte in der Woche vor den Herbstferien eine Mittelohrentzündung, so heftig, dass ich sogar wirklich Medizin nehmen musste. Und einen Tag vorher einen Bienenstich im Hals, was echt mega unangenehm war. Aber ich hatte Zeit, mich hinzulegen, mich auszuruhen und mir die Kraft zu holen. Das ist nicht in Stress ausgeartet.

Und jetzt stell dir das andersrum vor. Du liegst mit deinen Ohrentropfen da und kannst nicht mal eine Viertelstunde Ruhe halten, weil andauernd die Kinder kommen, und die Wäsche wird so auch nicht mehr vor dem Urlaub trocken. Oder du sitzt mit dem Bienenstich noch schnell am Laptop, weil ganz dringend noch was für einen Kunden fertig werden muss. Das ist halt was ganz anderes.

So konnte ich sagen: Okay, ist jetzt doof. Keiner will einen Bienenstich am Hals. Aber hey, ich bin nicht allergisch, ich kann mich jetzt einfach einen Moment ausruhen, und dann geht der auch schneller wieder weg.

Und was heißt das für dein Business?

Eigentlich genau dasselbe. Ersetz Privates durch Mitarbeiter:in oder Dienstleister:in, und du hast dieselben Fragen:

• Sind die Regeln klar, bevor es losgeht?
• Wissen alle, was passiert, wenn ein Termin nicht gehalten wird?
• Werden Aufgaben einmal ordentlich übergeben, statt jedes Mal neu erklärt?
• Gibt es Puffer, oder ist jeder Tag schon voll, bevor er anfängt?
• Und was läuft weiter, wenn du mal ein paar Tage ausfällst?

Fang mit einer dieser Fragen an. Nicht mit allen.

Weniger müssen. Mehr wirken.

Und wenn du das nochmal mit mir besprechen willst, buch dir gerne ein unverbindliches Gespräch mit mir.